Uno de los refranes más ciertos del argot popular es aquel que reza que “el tiempo es oro”, y vaya que lo vale como tal. Alguna vez Hollywood realizó una producción llamada “El precio del mañana”, en su argumento las personas dejan de envejecer y mueren de un ataque cardíaco, a menos que ganen tiempo y carguen con él sus “relojes de vida”. ¿Se imaginan depender del tiempo para vivir?
Pero en las grandes organizaciones el valor del tiempo es vital, casi tanto como en la película, es por eso que una de las funciones más importantes del Secretario Ejecutivo es la asociada con las Gestión del Tiempo, ya que este debe ser el encargado de administrarlo.
Muchas organizaciones y las personas que trabajan en ellas son improductivas porque no saben cómo aprovechar bien su tiempo. Las muchas tareas acumuladas y los múltiples compromisos, hacen que el este deba gestionarse de forma milimétrica. ¡Allí el Secretario Ejecutivo debe entrar en acción!
Razones por las que el tiempo es tan valioso
- El tiempo es limitado, no puedes fabricar horas dentro del día.
- El tiempo es un recurso que no se puede comprar. Aunque subcontrates el tiempo de otros, no puedes comprar más para ti.
- El tiempo perdido no se recupera.
- En el mundo de hoy, perder tiempo implica perder dinero.
Hay otros elementos importantes relacionados con el tiempo
Esto nos ha ocurrido a todos, aunque sea alguna vez, los días en los que haces una buena gestión del tiempo, logras ejecutar las tareas y alcanzas los objetivos que planteas. Eso, indudablemente hace que te sientas bien contigo mismo; la motivación aumenta y parece que no quisieras detenerte.
Pero, cuando ocurre todo lo contrario, no gestionas bien tu tiempo; tienes un millón de cosas pendientes; te sumerges en una constante sensación de frustración y en ocasiones ni siquiera puedes descansar pensando en todas las cosas que tienes por hacer.
Claves para optimizar el tiempo (En las funciones de un Secretario Ejecutivo):
- Prioriza las actividades que son vitales para tus líderes.
- Define los proyectos o actividades que deben ser ejecutadas.
- Establece las tareas a realizar según el orden de las prioridades. La más urgentes al principio.
- Define límites de tiempo para los proyectos o tareas. No pueden quedarte toda la vida en el mismo punto.
- Entiende que no se puede hacer todo al mismo tiempo, y haz que tus líderes lo comprendan.
- Elimina todo aquello que pueda generar distracciones en el entorno.
- Avisa a tiempo cuando las cosas deban ser delegadas.
Siguiendo estos pasos, que son muy simples, pero que requieren mucha constancia, verás como las personas a las cuales debes optimizar el tiempo comenzarán a ser más productivas. ¡Todo está en optimizar! Usar menos recursos… para realizar más actividades.
