Las secretarías ejecutivas, también llamadas asistentes de gerencia, no sólo se han convertido en el brazo derecho de CEO ‘s y directivos de las empresas y organizaciones. Una secretaria ejecutiva es un nexo entre el jefe y todo lo que le ocurre, ya que no sólo se encarga de cuestiones profesionales (juntas, congresos, reuniones, proveedores, pagos, etc.) sino también personales (turnos con el médico, reuniones en la escuela de los niños, etc).
Hoy día, esta profesional está preparada para proporcionar apoyo administrativo de alto nivel mediante la realización de investigaciones, la preparación de informes estadísticos, manejo de solicitudes de información y la realización de funciones administrativas tales como distribución de la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar conferencias telefónicas, video conferencias, planificar viajes, programar reuniones.
Para lograr una gestión eficiente, la secretaria ejecutiva necesita establecer un diseño redes de contactos con proveedores, clientes, instituciones y con sus compañeros de trabajo, de manera que las metas diarias se cumplan y se alcancen los resultados esperados. Debe gestionar estas redes con el objetivo de ofrecer productos, buscar servicios, obtener información o recibir ayuda de otros profesionales. De esta manera apoya la labor del CEO, para que el día de este sea lo más productivo posible y que le permita concentrarse en lo que realmente da valor.Un CEO o Director general es una persona muy ocupada, por lo que la habilidad para anticipar las necesidades, pensar críticamente y ofrecer soluciones a los problemas son cualidades necesarias.
En una empresa grande, el CEO puede tener un equipo de trabajo que incluya una recepcionista o asistentes administrativos generales. Como secretaria ejecutiva, esperarán que seas tú quien supervise el equipo de trabajo, por lo que será de gran ayuda que cultives tus habilidades de comunicación y de trabajo en equipo.
