importancia de excel

Excel, una poderosa herramienta para el manejo de información

Microsoft Excel, es una de las herramientas más utilizada en el mundo, con un estimado de  más de 500 millones de usuarios. Nos facilita trabajar con datos y nos ayuda a tomar decisiones. Las empresas usan Excel en el manejo de la contabilidad y finanzas, los inventarios y ventas, la producción o suministros, aunque es susceptible de ser usado en cualquier área de la organización.

Miles de compañías sin importar su sector económico o tamaño utilizan este software, debido a su flexibilidad y funcionalidad para el análisis de datos, por esa razón, en la mayoría de procesos se encuentra involucrada esta herramienta, por ello, tener un conocimiento avanzado sobre este software sugiere una ventaja competitiva sobre otras personas.

Una hoja de cálculo

Por definición, las hojas de cálculo son aplicaciones de computadora que contienen múltiples celdas que se forman de una matriz de columnas y filas. Cada una de dichas celdas puede contener datos de tipo texto, numéricos, alfanuméricos también fórmulas.

La primera aplicación de hoja de cálculo para una computadora fue Visicalc desarrollada en 1979 y la cual fue la hoja de cálculo líder en su tiempo. Posteriormente, en el año de 1983, apareció Lotus 1-2-3 y comenzó a ganar grandes cantidades de adeptos convirtiéndose en la aplicación líder por varios años.

Fue entonces cuando Microsoft, que había desarrollado Excel 1.0 para la Macintosh, hizo la migración del software hacia la plataforma Windows en el año de 1987 y se convirtió en la primera hoja de cálculo que se ejecutaba de manera nativa sobre Windows el cual estaba creciendo a pasos agigantados. Fue entonces que comenzó el crecimiento acelerado de Excel y para el año de 1988  ya era el líder indiscutible en ventas de aplicaciones de hojas de cálculo.

De la gran variedad de nuevos programas utilizados para el análisis de información Excel sigue siendo la  herramienta más poderosa y tiene una ventaja significativa sobre los demás si mencionamos que es un programa diseñado para manejar todo el ciclo de vida de los datos, para resumir un poco, podemos generar conocimiento para la toma de decisiones en nuestra compañía con solo analizar una base de datos a través de una de sus funcionalidades “ Las Tablas Dinámicas” integrando la información y preparándola para posteriormente cargarla y hacer el respectivo análisis sin importar que la fuente se encuentre en diferentes programas o tipos de archivos.

Ventajas de usar Excel

Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos numéricos.

Un beneficio al utilizar una hoja de cálculo es que se puede actualizar o corregir cualquiera de los datos numéricos y las operaciones se recalculan automáticamente sin necesidad de realizar alguna edición sobre las fórmulas.

Esto ha sido siempre de grande beneficio para los departamentos de finanzas en las empresas, razón por la cual muchos creen que Excel es una aplicación para los departamentos de contabilidad sin embargo existen muchos beneficios de la herramienta que son útiles para cualquier tipo de industria.

Funciones de Excel

Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante, aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de Excel de manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa donde laboran e incluso de acuerdo al tipo de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será el grupo de funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia.

  • Gráficos de Excel :Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida la creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y entenderlos fácilmente.
  • Gráficas de líneas en Excel :  Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos ayude a representar adecuadamente la información. De esta manera podemos crear una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras personas el significado de la información.
  • Tablas dinámicas de Excel : Aunque una imagen nos ayuda a entender la información, una vez generada permanece estática. Es por eso que Excel facilita el análisis profundo y detallado de la información a través de las tablas dinámicas.  Una tabla dinámica no es más que un reporte extremadamente flexible que nos da la oportunidad de modificarlo en base a diferentes variables. Es como si pudieras hacer cualquier pregunta a Excel sobre los datos y obtuvieras la respuesta adecuada en pantalla.
  • Programación de Macros: Y por si fuera poco, Excel nos permite automatizar aquellas acciones que ejecutamos sobre nuestros datos cotidianamente ahorrándonos así mucho tiempo. Esto se logra a través de un lenguaje de programación conocido como VBA el cual nos permite manipular Excel y lograr ciertas cosas que no se podrían hacer con los comandos disponibles en la interfaz gráfica.
  • Programación VBA en Excel: El código VBA interactúa con la hoja de cálculo y nos permite manipular los datos así como interactuar con los usuarios del programa.

¿Entonces debo aprender a usar Excel?

Definitivamente sí. Lo mencionado anteriormente es solo una pequeña parte de lo que se puede llegar a lograr con Microsoft Excel, debido a esto, es fundamental para cualquier estudiante, trabajador o emprendedor sin importar su profesión, rango o nivel socioeconómico manejar esta herramienta a la perfección.

En el competitivo mercado laboral actual no solamente parece ser necesario tener conocimientos específicos sobre una materia (en forma de Grado o Postgrado) y de idiomas extranjeros, sino también conocer herramientas como Microsoft Excel.

Tener un nivel avanzado de la herramienta nos permite, por un lado, ensanchar la brecha con otros candidatos a un puesto de trabajo -y especialmente con aquellos poco introducidos en las herramientas de ofimática- y, por otro, encajar y desempeñar mejor las tareas de nuestro trabajo en las que se requiera el uso de esta aplicación.

Queremos comprobar si esta tesis es correcta y para ello acudimos a uno de los mayores buscadores de trabajo del país. En él, existen ahora mismo alrededor de 2,100 ofertas que contienen en su encabezado la palabra ‘Excel’: “con Excel”; “con Excel alto”; “con nivel avanzado de Excel”, entre otros. En efecto, parece que va mucho más allá de una mera tesis y es que aparece como un requerimiento capital en numerosas de las posiciones ofertadas.

Éstas son solamente algunas razones por la que se convierte en fundamental para cualquier estudiante, trabajador o emprendedor -sin importar su profesión o rango- y para estar preparado en caso que sea necesario sólo existe una fórmula: formación.

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