La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia de la contabilidad de inventarios por parte de la misma.
Los inventarios son el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinado.
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance general, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Por lo tanto, la gestión de un inventario implica decidir qué cantidad del inventario se necesita, cuándo colocar los pedidos, recibir, almacenar y llevar el registro de dicho inventario, ya que el objetivo de éste es mantener los costos bajos y mantener suficientes productos terminados para las ventas. El administrar bien el inventario de una empresa resulta en la buena calidad de los productos y operaciones más eficientes. Sin embargo, la mala administración puede repercutir en clientes descontentos, y en problemas financieros que pueden afectar el capital de la empresa y ponerla en riesgo de quiebra.
La contabilidad de inventarios de las empresas puede ser valorada de muchas maneras diferentes. El método elegido puede afectar los impuestos, la venta del negocio, la capacidad de endeudamiento y el flujo de efectivo. Se deben examinar las consecuencias de la valuación de inventarios con el fin de gestionar eficazmente las prácticas contables para el beneficio del negocio.
Para una gestión eficiente de un inventario los expertos en este tema recomiendan que la contabilidad de inventarios analice tres factores: el costo de mantener el inventario, el costo por colocar pedidos con frecuencias y el costo por no tener inventario suficiente. Estos tres factores deben ser medidos y tratar de reducir dichos costos al mínimo.
La mayoría de las empresas analizan estos factores a través de un inventario perpetuo, ya que utilizando este método se puede llevar un control continuo y actualizado del inventario, los pedidos realizados y las ventas de los productos. Actualmente existen diversos programas informáticos que permiten obtener un informe casi instantáneo del inventario, esto facilita el tomar decisiones importantes con relación a éste.
La contabilidad de inventarios es un elemento muy importante para el desarrollo tanto de las grandes empresas como de los pequeños negocios. Si esta no se lleva a cabo correctamente puede provocar problemas para el cumplimiento de la demanda, puede provocar el aumento de los costos o provocar suministros ineficientes.
Es necesario revisar continuamente los procesos de la empresa siempre buscando nuevos métodos que contribuyan a la eficiencia de la empresa y acorde con la globalización ya que solo de este modo se puede continuar siendo competitivo.
Siempre hay que recordar que el objetivo de la contabilidad de inventario es determinar la cantidad los materiales/productos necesarios y de esta manera abaratar costos.
Por tanto, si el inventario no se maneja con efectividad, no se tendrán los materiales suficientes para obtener los productos finales, no se producirán las ventas suficientes y se pueden perder clientes muy importantes inconformes con el servicio de la empresa.
