La importancia de las bases de datos en una empresa

¿Cuáles son los software contables que más se utilizan en el Perú?

El ingreso de la tecnología al mercado financiero ha contribuido al surgimiento de herramientas administrativas, pero además, de software contables que ayudan en la gestión empresarial.

Antes de esto, la contabilidad de una organización se llevaba en libros y registros físicos, pero con el tiempo todo lo recopilado terminaba siendo víctima de las polillas.

Hoy en día, las empresas piden rapidez en las labores y por ello, los profesionales se apoyan en la informática para cumplir ese pedido.

Los contadores no son ajenos a este panorama y a través del ya mencionado software contable, cumple con las responsabilidades en su área.

¿Qué es un software contable?

Un sistema contable es toda aquella pieza de software que contiene toda la información de la empresa, tanto datos financieros como contables.

Gracias a estos sistemas de información es posible obtener la situación financiera de la empresa de manera rápida y precisa.

Los usos de estos sistemas contables son muy variados, van desde crear normas o pautas para controlar todas las operaciones hasta clasificar todas las acciones financieras y contables del día a día, o en pocas palabras llevar todas las cuentas de la empresa.

Contabilidad y sistemas contables

La principal función de la contabilidad es tener un registro y control exhaustivo de las operaciones que realizamos en la empresa todos los días.

Esto nos permite trasladar esos movimientos diarios en dinero, de manera que tan solo observando las notas contables podemos conocer cómo entra y sale el dinero de la organización, y por dónde se podría estar teniendo pérdidas.

Un software de información contable está formado por aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las actividades de la empresa, para que posteriormente los dueños o administradores puedan usar la información en su toma de decisiones.

 

Dentro de los sistemas contables encontramos dos grandes grupos de información:

  • Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará al abasto tanto de las personas que forman la empresa, como de personas del exterior. Estas personas son desde accionistas, hasta proveedores que están interesados en la solvencia de a quién van a vender.
  • Contabilidad de costos: aquí hacemos referencia a la relación entre los costes y los beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que realiza. Hablamos del volumen de producción y de la eficiencia en generar beneficios mediante el uso de los distintos recursos. A priori, puede parecer que estamos ante la misma situación que cuando hablamos de la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia reside en que con la contabilidad de costos pretendemos que la información de la situación económica de la empresa sea utilizada por los diversos departamentos y así maximizar beneficios y reducir costes.

Estructura de un sistema contable

Comúnmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que permiten que cualquier persona de la empresa pueda entender los datos que en ellos se contiene.

Si bien quizá no es posible que todas las personas que van a tenerlo en sus manos vayan a entender todos los términos contables, pero la idea es que si se puedan ver de manera clara y concisa cuál es la situación financiera de la misma.

Por lo general, en un sistema contable encontramos los siguientes elementos:

Actividad financiera

Consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la empresa. Como comentamos anteriormente, la contabilidad consiste en convertir la actividad diaria en dinero para poder entender cuál es su situación, debiéndose registrar en los libros de contabilidad.

Orden de la información

Es muy importante establecer un orden de la información que va llegando a la empresa. Si no se establece un orden coherente será imposible clasificar todos los movimientos contables.

Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día se apuntan las entradas de dinero, mercancías, materias primas, entre otros, para después ordenarlo todo en el libro mayor, donde se conocerá a final de año cual ha sido el balance de la empresa.

Además es fundamental crear un sistema de numeración de las facturas, ya sea para conocer por ejemplo si están o no sujetas a IGV, o si son clientes de dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que vamos a tener que pagar más tarde.

Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables las ordenan y le asignan un valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la información para que sea sencillo comprenderla para las personas que posteriormente deberán trabajar con ella.

Características principales del sistema contable

Los sistemas de contabilidad deben tener una serie de características básicas para que puedan funcionar correctamente:

  • Fácil uso. Los sistemas contables deben ser comprensibles, no sólo deben ser de fácil uso para los contadores expertos sino para cualquier persona de la empresa que necesite apoyarse en él para acceder a cualquier información que necesite.
  • Útiles. Cómo mencionamos en el punto anterior, nos encontramos con la necesidad de que estos sistemas puedan servir para diferentes propósitos. Es fundamental que mediante los mismos conozcamos de forma rápida y eficaz la situación de la empresa.
  • Fiables. Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas contables sean fiables y contengan información veraz, para que los responsables de la toma de decisiones de las empresas puedan basarse en los mismos sin miedo a estar trabajando con información falsa.

Ventajas y desventajas de los sistemas contables

Ventajas

  • Para las empresas, es muy importante ya que gestionan sus ingresos y gastos. Además de tener ordenada la actividad diaria de la empresa y controlar cualquier tipo de anomalía que pueda producirse de manera eficaz e inmediata.
  • Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos contables, se gestionan mejor los recursos, se hacen inversiones más inteligentes y se coloca a la empresa en una buena posición en el mercado.​

Desventajas

  • El inconveniente fundamental, si es que puede llamarse como tal, es la gran cantidad de orden, tiempo y rigurosidad que debe tener la empresa a la hora de crear el sistema para que la información contenida en el mismo sea fiable como hemos indicado anteriormente.

Sistemas contables más usado en el Perú

En el Perú, las empresas suelen utilizar ciertos tipos de software contable y a continuación los conocerás.

CONCAR

Cuenta con 20 años en el mercado y es uno de los primeros software contables que llegaron a nuestro país y en la actualidad ha desarrollado bastante su interfaz, así como sus características.

Este programa tiene la función de gestionar la Contabilidad de las pequeñas y medianas empresas de una manera sencilla y rápida. Además, cuenta con módulos que facilitan la labor de manejar presupuestos, programar fechas de vencimientos, generar reportes, entre otras funciones.

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CONTASIS

Es una herramienta multiempresas porque tiene la capacidad de funcionar eficazmente en pymes, mypes y estudios contables, en donde se mide en masa la contabilidad.

CONTASIS se caracteriza principalmente por contribuir al registro de las actividades sin necesidad de realizar apuntes contables. Por otro lado, existen versiones de este programa y, una de ellas, permite generar inventarios, activos fijos, así como reportes de detracciones.

SISCONT

Es un software contable que se utiliza mayormente en estudios contables y mypes, debido, a su sencillez y funcionalidad netamente contable.

Tiene la misión de guardar y entregar información a través de reportes que pueden ser exportados a Excel.

SIIGO

Es de origen colombiano pero a pesar de ello ha calado muy bien en el mercado peruano, ya que, se puede adecuar a cualquier nivel empresarial, ya sea micro, pequeña o mediana empresa.

STARSOFT

Posee gran demanda en el mercado peruano porque cuenta con dos versiones que se diferencian por el soporte de las bases de datos, las cuales, son Access y SQL.

Se caracteriza por tener un sistema rápido de consultas, pero además, por poseer módulos de ventas, compras, inventarios, planillas, importaciones, entre otros.

Para entender este tipo de sistemas contables necesitas de conocimientos y técnicas modernas que se adecuen al mercado.

Conclusiones

Los sistemas contables son de gran utilidad para todo tipo de empresas, ya que permiten mantener un orden cronológico de lo que sucede en la organización a nivel financiero, permitiendo mantener todo al día con las regulaciones de los entes administrativos de tributos internos.

¿Cual es tu sistema contable favorito? Dejalo en los comentarios…

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