Excel es una aplicación de hojas de cálculo perteneciente a la suite ofimática de Microsoft Office. Se utiliza para facilitar actividades financieras, contables, fórmulas, gráficos o lenguaje de programación. Saberlo utilizar incrementará tu productividad en la realización de ciertas tareas.
Es muy común pensar que este aplicativo tiene utilidad, casi exclusivamente, solo para contadores o personal financiero, cuando realmente es una herramienta que cubre muchas necesidades del usuario común.
Con Excel, puedes supervisar desde algo tan simple como los egresos de tu hogar hasta un calendario con todas las evaluaciones de tu carrera universitaria.
Los empleadores valoran el conocimiento de esta aplicación al momento de contratar, ya que consideran que un personal capacitado para trabajar con Excel puede beneficiar en la productividad y organización de la empresa.
¿Por qué Excel es importante para las empresas?
Su utilidad pasa por varias tareas, llevar la contabilidad, organizar las facturas, análisis de datos. agendar proveedores o clientes, entre muchas opciones más.
Satya Nadella, CEO de Microsoft, dijo que Excel es el único producto que se puede considerar por encima del resto, el directivo agrega que son más de 750 millones de trabajadores en todo el mundo que respaldan esa afirmación.
Harvard Business Review, es una revista de investigación que se enfoca en el trabajo dentro de las empresas, en todos los niveles de su estructura. La publicación gerencial realizó una encuesta a cientos de empleados de oficinas alrededor del mundo, se tomaron un periodo de 10 años, y determinaron que en promedio el 10% de la vida laboral se estará desarrollando o rellenando hojas de cálculo.
Las 5 actividades más comunes para realizar en Excel
Refiriéndonos a Excel como una aplicación que influye en la productividad de los equipos de trabajo encontramos esas actividades que con mayor frecuencia se realizan en el programa:
– Optimizar el tratamiento de datos: Funciones como la ordenación, los filtros y las búsquedas permiten que una vasta información pueda ser manipulada con facilidad, solo conociendo los comandos.
– Respaldar la toma de decisiones: Es la aplicación que con mayor frecuencia se utiliza para la realización de reportes, datos que sirven para aquellos cambios o acciones que se deben tomar en la empresa.
– Presentar datos en tablas y gráficos: Cuando se procesa la información de esta manera quienes tengan que recibir la información pueden analizar de forma más sencilla todos los datos.
– Importar datos: Muchos programas, aplicaciones o páginas que trabajan con información tienden a facilitar esa información en una tabla Excel ya preparada.
– Trabajar en equipo: Varios usuarios pueden trabajar una misma hoja de Excel.
6 funciones que debes utilizar en Excel
Estas recomendaciones te facilitarán realizar ciertas actividades dentro del programa de Office. Con Excel nunca se deja de aprender, pero todo depende del nivel de conocimientos que necesites.
– Copiado especial: Copiar y pegar, es la función más común que puede realizar un usuario sin tener grandes conocimientos de informática. Esta función permite elegir los elementos que se copiarán entre las celdas.
Ejemplo: Después de copiar, (Ctrl + C), presione Ctrl + Alt + V (o vaya a Editar> Pegado especial) y elige lo que necesita. Alt + E + S + V es el acceso directo para pegar solo valores.
– Filas múltiples: Cuando se necesite agregar nuevas filas, se utiliza el acceso directo “Ctrl, Mayús, +”; este último para añadir varias filas. Para indicar la cantidad de filas que desea agregar solo debe hacer clic con el botón derecho.
– Flash Fill: Completa aquellas palabras o cifras que se hayan digitado en reiteradas ocasiones con algún patrón en específico.
– Index y Match: Estas dos herramientas ayudan a extraer aquellos datos que se puedan encontrar en cualquier parte del documento, aunque sea muy extenso.
– Uso de la tecla F4: La primera es cuando se crea una referencia absoluta: F4 le permite cambiar entre las distintas opciones. La segunda es para repetir su última acción, por ejemplo, si coloreó de amarillo una celda, use F4 para aplicarlo a otras.
– CTRL + flechas: Este comando te llevará hasta el final de los datos de la columna o fila que haya seleccionado, mientras que Ctrl + Shift + flecha de dirección te permitirá sombrear o seleccionar grandes áreas de datos en segundos.
En el mundo millones de dólares se mueven debido a este programa de Microsoft, mientras que cada una de las decisiones más importantes del mundo empresarial tienen alguna hoja de cálculo en la presentación del por qué hay que cambiar lo que se está realizando.
